Pour relancer notre blogue, l’équipe du ROCO a choisi un petit sujet simple et léger : la gouvernance des organismes communautaires. 😉
La gouvernance, ça peut rapidement devenir un mélange de règlements généraux, de quorum, d’élections, de rôles mal définis et de phrases qui commencent par : « On n’a jamais fait ça de même! »
Assemblée générale passée ou à venir, quelques rappels en matière de gouvernance ne font jamais de tort. Pas une formation juridique ni un examen : juste un tour de quelques principes qui permettent d’éviter bien des malentendus.
Le ROCO offrira d’ailleurs sous peu une formation d’introduction sur les rôles et responsabilités des administrateurs. Considérez donc cet article comme une « mise en bouche de gouvernance » — une expression qu’on vient d’inventer et que personne n’avait demandée. 👌😅
L’AGA : un événement social… avec quelques obligations
L’AGA est souvent un des rares moments où les membres, le CA, l’équipe, les partenaires et quelques personnes attirées par les p’tites bouchées se retrouvent dans la même salle.
C’est l’occasion de présenter le travail accompli, de remercier les bénévoles, de parler des défis à venir et de rappeler pourquoi l’organisme existe. Un organisme est enraciné dans sa communauté. Son AGA devrait un peu lui ressembler.
Mais ce n’est pas une activité sociale. Les OSBL québécois doivent en tenir une chaque année. On y présente notamment le rapport d’activités et les états financiers, on procède aux élections des administrateurs et on traite les décisions qui relèvent des membres. Le tout doit respecter la Loi sur les compagnies, les lettres patentes et les règlements généraux.
Le délai de convocation, le quorum, le droit de vote et la procédure d’élection ne devraient donc pas être décidés trois jours avant l’AGA, dans une chaîne de courriels intitulée « URGENT – Serez-vous à notre AGA? ».
Votre meilleur point de départ demeure vos règlements généraux. Pas le sujet le plus populaire sur le bord de la piscine, mais bien utiles pour éviter les débats autour de la table du CA.
Les élections, ça se planifie
Le classique : l’AGA approche, trois sièges sont à pourvoir et personne ne sait qui souhaite rester ou se joindre au CA.
On finit alors par lancer, devant tout le monde : « Est-ce qu’il y aurait quelqu’un d’intéressé dans la salle? » Puis tout le monde regarde soudainement ses souliers avec beaucoup trop d’intérêt. 🙄
Un recrutement sain commence bien avant l’AGA. Le CA devrait connaître les mandats qui se terminent, confirmer les intentions des membres en poste et réfléchir aux besoins de l’organisme. Cherche-t-on une expertise particulière? Une meilleure représentation de la communauté? Quelqu’un qui aura réellement le temps de participer?
Il ne s’agit pas de choisir d’avance le résultat, mais de préparer la relève, d’expliquer le rôle et de permettre aux personnes intéressées de poser des questions avant de s’engager.
Si on recrute quelqu’un en lui disant : « C’est quelques réunions, rien de compliqué. », il ne faut pas être surpris si cette personne quitte rapidement lorsqu’elle découvre qu’elle devra lire des états financiers et assumer de vraies responsabilités.
Pour éviter les chicanes ou les candidatures impulsives, plusieurs organismes font circuler un formulaire de candidature environ quatre semaines avant l’AGA. Cette façon de faire, lorsqu’elle respecte les règlements généraux, permet aux personnes intéressées de réfléchir à leur engagement et à l’organisme de mieux préparer le processus électoral.
Les règlements généraux : le manuel d’instructions qu’on cherche trop tard
Les règlements généraux définissent le fonctionnement interne de l’organisme : les catégories de membres, les convocations, le quorum, les élections, la composition du CA, les postes de l’exécutif et plusieurs autres règles du jeu.
Ils devraient être connus, accessibles et relus périodiquement. Pas mémorisés : personne ne remettra une médaille à l’administrateur capable de réciter l’article 7.3 par cœur.
Des règlements adoptés en 1998, conservés dans le classeur gris dont personne ne possède la clé et qui ne correspondent plus aux pratiques actuelles, ce n’est pas idéal. S’ils contredisent vos façons de faire, il faut corriger la situation en suivant le processus prévu. Oui, même si tout le monde est d’accord et que « ça va être plus simple comme ça ».
AGA, CA ou direction générale : qui décide quoi?
Une grande partie des problèmes de gouvernance vient d’une question toute simple : cette décision appartient à qui?
Les membres réunis en assemblée exercent les pouvoirs qui leur reviennent, notamment élire des administrateurs, et recevoir la reddition de comptes. Le CA gouverne : il veille à la mission, détermine les orientations, adopte les politiques, surveille les finances et encadre la direction générale.
La direction générale gère les opérations et met en œuvre les décisions du CA, dans les limites des pouvoirs qui lui ont été délégués.
La frontière n’est pas toujours nette. Un petit organisme ne fonctionne pas comme une grande organisation régionale ou nationale. L’important est de clarifier les rôles et les pouvoirs, puis de les respecter.
- Un CA qui choisit la marque de savon à vaisselle fait probablement trop de gestion.
- Une direction qui arrive au prochain CA avec les clés d’un nouveau bâtiment et une hypothèque de 25 ans fait probablement trop de gouvernance.
Le président, ce n’est pas le boss!
Désolé aux présidents et présidentes qui avaient déjà commandé leur tasse « Best Boss in the World! ».
La présidence joue un rôle important, mais elle n’a pas, par défaut, plus de pouvoirs ni plus de responsabilités légales que les autres administrateurs. Son rôle dépend surtout des règlements généraux et des mandats que lui confie le CA. Elle peut animer les réunions, représenter l’organisme ou, si les règlements le prévoient, trancher un vote égal. Mais même l’animation peut être confiée à quelqu’un d’autre. Et non, la présidence n’a pas automatiquement à siéger à tous les comités.
Le CA décide collectivement. Pris individuellement, un administrateur n’a pas le pouvoir de parler au nom du conseil, de prendre des décisions à sa place ou de donner des directives à la direction générale et encore moins à l’équipe, à moins d’avoir reçu un mandat clair à cet effet.
Ce rappel vaut aussi pour les autres postes de l’exécutif. Un titre ajoute des responsabilités; il ne distribue pas de superpouvoirs. Connaissez-vous des administrateurs qui donnent des ordres aux employés lorsqu’ils passent dans l’organisme? Ça s’est déjà vu…
La paperasse : plate & essentielle
Les lettres patentes, les règlements généraux, les politiques, les procès-verbaux, les résolutions et le registre des membres ne sont pas là uniquement pour remplir une armoire.
Ces documents gardent la mémoire de l’organisme. Ils permettent de comprendre pourquoi une décision a été prise et quelles règles s’appliquent. Ils deviennent particulièrement utiles lors d’un changement à la direction, de l’arrivée de nouveaux administrateurs ou d’un désaccord sur ce qui aurait été décidé « il y a deux ou trois ans ».
Un bon procès-verbal n’a pas à raconter chaque intervention comme le scénario d’une télésérie. La personne qui le rédige n’a pas besoin d’être une Fabienne Larouche. Elle doit toutefois indiquer clairement les décisions, les résolutions et les suivis à faire.
La paperasse ne remplace pas une bonne gouvernance. Mais sans trace écrite, certaines décisions peuvent devenir difficiles à démontrer ou à faire valoir. Une résolution adoptée par le CA doit être consignée au procès-verbal et conservée dans le livre des procès-verbaux : c’est la trace officielle de la décision. Quelques années plus tard, les souvenirs de « ce qu’on avait décidé » ne suffisent pas toujours — même lorsqu’on est absolument certain de s’en souvenir.
En terminant : pas besoin d’être parfait
Une gouvernance saine ne signifie pas que tout le monde connaît la loi par cœur ou que chaque réunion se déroule sans débat.
Elle repose surtout sur quelques habitudes : connaître ses règlements, préparer ses rencontres, clarifier les rôles, transmettre l’information, prendre les décisions au bon endroit et conserver des traces claires.
Quand ces bases sont solides, le CA peut consacrer moins de temps à se demander qui avait le droit de faire quoi et davantage de temps à soutenir la mission. C’est pas mal la raison pour laquelle tout ce beau monde s’est réuni au départ.
Le ROCO approfondira bientôt ces questions dans sa formation d’introduction sur les rôles et responsabilités des administrateurs. D’ici là, bonne AGA!